Zasady ochrony danych osobowych

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W KANCELARII ADWOKACKIEJ

1. Niniejsze zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz politykę ochrony danych osobowych w kancelarii adwokackiej przyjmuje się w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych przez adwokata w sposób zgodny z przepisami prawa, w szczególności przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). 

2. Adwokat Aneta Ostafin prowadzi działalność gospodarczą pod firmą Adwokat ANETA OSTAFIN - Kancelaria Adwokacka LexOn, adres: ul. Kielecka 2/27A, 31-526 Kraków, NIP: 738-21-750-20, tel. 734-346-183, adres e-mail kancelaria.ostafin@gmail.com. 

3. Zawód adwokata polega na świadczeniu pomocy prawnej, a w szczególności na: 

- udzielaniu porad prawnych, 

- sporządzaniu opinii prawnych, 

- opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przez sądami i urzędami 

(co wynika z treści art. 4 ust 1 ustawy z dnia 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze).

4. W celu wykonania ww. obowiązku, czyli wykonywania zawodu, adwokat przetwarza dane osobowe klienta oraz osób trzecich. 

5. Adwokat obowiązany jest zachować w tajemnicy wszystko o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej (co wynika z art. 6 ust. 1 ustawy z 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze) wobec czego przepisy ww. rozporządzenia RODO stosuje się w zakresie w jakim nie naruszają one wskazanego obowiązku zachowania przez adwokata tajemnicy. 

6. Dane osobowe klienta oraz dane osobowe osób trzecich przekazane adwokatowi przez klienta są przetwarzane w konkretnych, wyraźnych, prawnie uzasadnionych celach, którymi są: 

- wnoszenie pism i kontakt z organami instytucjami, stronami przeciwnymi lub ich pełnomocnikami z zachowaniem warunków formalnych wynikających w przepisów prawa, 

- utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientem, 

- wywiązywanie się przez adwokata z obowiązków podatkowych, 

- prowadzenie ewidencji spraw w kancelarii jak też ewidencji rozliczeń z klientem.

7. Przesłankami przetwarzania danych osobowych przez adwokata są: 

- niezbędność przetwarzania danych w celu wykonania umowy o świadczenie pomocy prawnej i podejmowanie działań na żądnie klienta, 

- konieczność wypełniania obowiązków prawnych ciążących na adwokacie, 

- prawnie usprawiedliwiony interes wyrażający się działaniach podejmowanych w celu dochodzenia lub obrony praw. 

8. W przypadku konieczności ujawnienia adwokatowi danych sensytywnych tj. wrażliwych takich jak informacje dotyczące pochodzenia rasowego, etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych i przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych, biometrycznych, dotyczących zdrowia, seksualności, orientacji seksualnej klienta lub osoby trzeciej, dane te są przetwarzane tylko wówczas, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia, obrony roszczeń w postępowaniu sądowym lub administracyjnym lub innym postępowaniu pozasądowym. Ponadto wykonywanie zawodu adwokata odbywa się w interesie publicznym, co uprawnia adwokata do przetwarzania tego typu danych. 

9. Adwokat przetwarza tylko dane niezbędne. 

10. Odbiorcami danych osobowych są: 

- wszelkie organy i instytucje jak również osoby trzecie, do których adwokat zwraca się w związku z koniecznością prawidłowego wykonywania zawodu adwokata lub zawartej z klientem umowy, 

- pełnomocnicy substytucyjni, z którym Adwokat posiada zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych Klientów jego kancelarii. 

11. W przypadku przetwarzania danych osobowych istnieje prawo do: 

- żądania przez osobę, której dane osobowe dotyczą dostępu do danych osobowych od adwokata, 

- prawo do sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, 

- prawo przenoszenia danych, 

- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. 

Jednocześnie nie przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych jej dotyczących (co wynika z art. 16a ust 2. ustawy z 26.05.1982 roku Prawo o Adwokaturze). 

12. Dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz niezautomatyzowany tj. zarówno poprzez ich przetwarzanie przy wykorzystaniu komputera, telefonu i Sieci Internet oraz poczty elektronicznej adwokata jak też poprzez prowadzenie dokumentacji w formie tradycyjnej, papierowej, w szczególności akt podręcznych sprawy. Przetwarzanie danych osobowych to każda czynność dotycząca tych danych jak w szczególności: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, modyfikowanie, pobieranie, adaptowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnienie poprzez przesłanie, rozpowszechnienie lub innego rodzaju udostępnienie, dopasowywanie lub łączenie, usuwanie, ograniczanie oraz niszczenie. 

13. Adwokat podejmuje czynności celem niedopuszczenia do ujawnienia lub udostępnienia danych osobowych osobom nieuprawnionym, chroni je niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem poprzez: 

- zabezpieczenie elektronicznych nośników, zbiorów danych, skrzynki e-mail hasłami, 

- przechowywanie danych osobowych mających formę papierową w szafie pancernej, 

- tworzenie kopii zapasowych, 

- korzystanie z oprogramowania antywirusowego, 

- zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, 

- wprowadzenie zasad i polityki bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, 

- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,

- prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych. 

14. Istnieje możliwość zwrócenia się do adwokata o wyjaśnienie zagadnień dotyczących ochrony jego danych osobowych w przypadku, gdyby niniejsze informacja okazała się dla niego niepełna lub niejasna 

15. Dane osobowe są przetwarzane: 

- rzetelnie i w sposób zgodny z prawem, 

- w sposób zapewniający zrozumienie dla osoby, której dane dotyczą, 

- w konkretnych i prawnie zasadnych celach i w sposób ograniczony tak co do konieczności przetwarzania tych danych jak i czasu tego przetwarzania, 

- w sposób umożliwiający sprostowanie ewentualnych błędów lub wprowadzenie uzupełnień danych niezupełnych, 

- w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo. 

16. Celem wywiązania się z zasady koniecznego czasu przetwarzania danych administrator raz z miesiącu weryfikuje rejestr czynności przetwarzania danych celem usuwania danych w związku z upływem okresu ich dopuszczalnego przetwarzania. 

17. Za naruszenia danych osobowych uważa się ich ujawnienie lub udostępnienie osobom nieuprawnionym, niedozwolone lub niezgodne z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratę, uszkodzenie, zniszczenie. W przypadku wystąpienia takiego naruszenia adwokat zgłasza ten fakt bez zbędnej zwłoki nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne by naruszenie takie skutkowało rzeczywistym naruszenia wolności lub praw osoby fizycznej. Jeśli ryzyko, o którym mowa wyżej jest wysokie należy niezwłocznie zawiadomić osobę, której dane dotyczą, chyba że przepisy RODO wyłączają taką konieczność. W przypadku naruszenia danych osobowych należy uzupełnić prowadzony rejestr naruszeń ochrony danych osobowych. 

18. Dane osobowe są przetwarzane przez adwokata: 

- na komputerze zabezpieczonym hasłem, 

- na telefonie komórkowym zabezpieczonym hasłem, 

- w formie papierowej, w szczególności akt podręcznych przechowywanych w szafie pancernej. 

19. Adwokat uniemożliwia przebywanie w siedzibie kancelarii jakimkolwiek osobom postronnym bez swojej obecności, w szczególności w miejscu znajdowania się instrumentów i urządzeń, o których mowa w pkt.18. Adwokat nie pozostawia możliwości dostępu do urządzeń i szafy wymienionych w pkt. 18. gdy opuszcza siedzibę kancelarii, która nadto jest zamykana, zaś budynek, w którym znajduje się siedziba Kancelarii jest zabezpieczony alarmem. 

20. Adwokat tworzy kopie zapasowe danych celem zapobiegania ich zniszczeniu lub utracie na dysku zewnętrznym. 

21. Adwokat w celu zabezpieczenia komputera, w tym poczty elektronicznej i telefonu korzysta z oprogramowania antywirusowego. 

22. W przypadku podłączenia do komputera lub telefonu przenośnych nośników danych należy uruchomić funkcję ich skanowania przed właściwym użyciem. 

23. W przypadku kierowania wiadomości e-mail przez adwokata w treści wiadomości zamieszcza się następujący komunikat: 

⚠︎ Treść niniejszej wiadomości zawiera informacje z kancelarii adwokackiej Adwokat ANETY OSTAFIN - Kancelaria Adwokacka LexOn. Niniejsza wiadomość przeznaczona jest wyłącznie dla użytku jej adresata oraz objęta jest zakazem ujawniania. Jeżeli nie jest Pan / Pani adresatem tej wiadomości lub pośrednikiem upoważnionym do przekazania jej adresatowi - oznacza to, że otrzymał/a ją Pan / Pani przez pomyłkę. W takiej sytuacji uprzejmie prosimy o niezwłoczne zawiadomienie o tym fakcie nadawcy ☏telefonicznie: 734 346 183 lub e-mailem ✉︎ kancelaria.ostafin@gmail.com oraz o trwałe jej usunięcie. Wszelkie jej rozpowszechnianie, powielanie lub inne wykorzystywanie jest zabronione. Serdecznie dziękujemy!

⚠︎ This electronic message transmission (e-mail) contains information from the office of the law firm Adwokat ANETA OSTAFIN - Kancelaria Adwokacka LexOn. The information contained in this e-mail is intended only for the personal and confidential use of the recipient(s) named above. If the reader of this e-mail is not the intended recipient or an agent responsible for delivering it to the intended recipient, you are hereby notified that you have received this document by mistake and that any review, dissemination, distribution or copying of this message is strictly prohibited. If you have received this e-mail by mistake, please delete it permanently and notify us by telephone ☏ 734 346 183 or by electronic mail ✉︎ kancelaria.ostafin@gmail.com immediately. Thank you very much!

24. Wszelkie wiadomość e-mail kierowane na adres email kancelaria.ostafin@gmail.com niewiadomego pochodzenia są niezwłocznie usuwane bez ich otwierania oraz oznaczane jako wiadomości niepożądane. 

25. Adwokat używa oryginalnego oprogramowania. 

26. Adwokat udziela upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w przypadku udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego lub udzielenia aplikantowi adwokackiemu lub aplikantowi radcowskiemu upoważnienia do zastępowania adwokata, którzy potwierdzają zapoznanie się z niniejszym dokumentem. 

27. Przeglądu treści niniejszego dokumentu, który zostaje sporządzony w jednym egzemplarzu oraz wywieszony w siedzibie Kancelarii dokonuje się raz na kwartał celem weryfikacji aktualności jego postanowień. 

I. Administrator danych: 

Administratorem danych osobowych jest Adwokat Aneta Ostafin prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Adwokat ANETA OSTAFIN - Kancelaria Adwokacka LexOn, adres: ul. Kielecka 2/27A, 31-526 Kraków, NIP: 738-21-750-20, numer tel. 734-346-183, adres e-mail kancelaria.ostafin@gmail.com.

II. Cele przetwarzania danych osobowych: 

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w celu wykonywania czynności adwokackich, świadczenia usług doradczych. 

III. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: 

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust 1 lit. b, c, f RODO: 

- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; 

- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w zakresie obowiązków podatkowych i księgowych; 

- przetwarzanie jest niezbędne w celach windykacyjnych jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora; 

- przetwarzanie jest niezbędne w celu prowadzenia korespondencji, w tym także elektronicznej jako realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora. 

IV. Odbiorcy danych osobowych: 

Dostęp do danych osobowych mają jedynie upoważnieni pracownicy / współpracownicy / podwykonawcy w celu realizacji swoich obowiązków służbowych, a także podmioty świadczące usługi informatyczne, księgowe, hostingowe oraz w zakresie świadczenia usług związanych z utrzymaniem poczty elektronicznej. 

V. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzecich lub organizacji międzynarodowych: 

Dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych. 

VI. Okres przechowywania danych osobowych: 

Dane osobowe będą przetwarzane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone w zakresie danych przetwarzanych w ramach wykonywania zawodu adwokata. W pozostałych przypadkach dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak wymagają tego odpowiednie przepisy prawa, w szczególności podatkowe i rachunkowe oraz tak długo jak jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą: 

Przysługuje Pani / Panu prawo do: 

- dostępu do danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 1 RODO), 

- otrzymania kopii danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 15 ust. 3 RODO), 

- sprostowania lub uaktualnienia danych osobowych (art. 16 RODO), 

- usunięcia danych osobowych – jeżeli Pana / Pani zdaniem nie ma podstaw do tego, aby administrator przetwarzał Pani / Pana dane, może Pani / Pan żądać, aby Administrator je usunął za wyjątkiem sytuacji, w których obowiązek przetwarzania danych osobowych wynika z przepisu prawa lub przetwarzanie danych jest niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń (art. 17 RODO), 

- ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o ile jego realizacja nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy przez adwokata (art. 18 RODO), 

- przenoszenia swoich danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego wyłącznie w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy i są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO), 

- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO. 

- W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) za wyjątkiem danych osobowych pozyskanych przez administratora w związku z udzielaniem pomocy prawnej. W celu skorzystania z przysługujących praw, należy kontaktować się z administratorem pod adresem: kancelaria.ostafin@gmail.com, telefonicznie pod numerem 734-346-183 lub listownie na adres siedziby wskazany w punkcie I. 

VIII. Informacja o obowiązku podania danych osobowych i skutkach ich niepodania: 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne w celu zawarcia i wykonania umowy oraz w celu 

realizacji prawnie uzasadnione interesu administratora. W pozostałych przypadkach podanie danych jest obowiązkowe, w szczególności, gdy wymaga tego spełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. 

IX. Profilowanie: 

Dane osobowe nie są wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. 

Dodatkowo stwierdza się, że adwokat: 

1. zobowiązany jest do przestrzegania zasad ustalonych w ustawie z dnia 26 maja 1982 roku Prawo o adwokaturze, 

2. zobowiązany jest do przestrzegania Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu, 

3. zobowiązany jest do postępowania zgodnego ze stanowiskiem Okręgowej Rady Adwokackiej w Krakowie z dnia 24 listopada 2017 roku w przedmiocie: (1) procedury postępowania w przypadku przeszukania lokalu zawodowego lub prywatnego, którym mogą znajdować się dokumenty i pisma zawierające informacje objęte tajemnicą adwokacką bądź obrończą wraz z instrukcją postepowania, (2) powinności adwokata w przypadku czynności procesowych polegających na przesłuchaniu adwokata w jakimkolwiek postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, z którą to czynnością wiązać się może ryzyko ujawnienia tajemnicy zawodowej lub obrończej wraz z instrukcją postępowania co również służy wywiązaniu się przez adwokata z obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych.